Gerüstet auch für schwere Zeiten –
Arbeiten im Homeoffice

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Gerüstet auch für schwere Zeiten – Arbeiten im Homeoffice

Was für viele noch vor kurzem als schöne Idee galt, erweist sich heute als Rettungsweg, Unternehmen am Laufen zu halten: die Arbeit im Homeoffice. Moderne IT- und Telekommunikationslösungen bringen auch in Zeiten von Corona und Kontaktverboten die Arbeit ins sichere Zuhause.

Am 27. Januar bestätigte ein Automobilzulieferer aus dem Landkreis Starnberg, dass es bei ihm den ersten Corona-infizierten Mitarbeiter gab. Zwei Tage später schloss das Unternehmen sein Verwaltungs- und Entwicklungszentrum für zwei Wochen. Mehr als 1000 Mitarbeiter wurde nach Hause geschickt, um die räumliche Nähe zu vielen Kollegen zu verhindern. Diese Ausnahmesituation hatte man wahrscheinlich nicht eingeplant, als man die technischen und organisatorischen Voraussetzungen fürs Arbeiten im Homeoffice geschaffen hatte. In der Krise erwiesen sich diese Möglichkeiten als Rettung für den Geschäftsbetrieb. So hat es sich wohl schnell bezahlt gemacht, moderne IT- und Telekommunikationlösungen einzusetzen.

Das Homeoffice etabliert sich in dieser Zeit als tragbare Alternative zum Büro im Unternehmen. Viele Technologien dafür sind längst etabliert und bei den meisten Unternehmen im Einsatz. Am offensichtlichsten ist das beim Mobiltelefon der Fall. Es gehört längst zum Alltag und macht jeden überall, natürlich auch im Büro und zu Hause erreichbar. Noch einfacher wird es mit der telefonischen Erreichbarkeit auch im Homeoffice, wenn im Unternehmen eine virtuelle Telefonanlage wie Digital Phone von o2 zum Einsatz kommt: Damit kann per App auf dem Smartphone oder auf dem Computer überall telefoniert werden wie im Unternehmen, und zwar unter derselben Telefonnummer.

Knackpunkt IT-Sicherheit

E-Mails lassen sich ebenso einfach auf Notebook, Tablet und Smartphone zu Hause empfangen. Aber Vorsicht – hier wird’s zweifellos komplizierter. Weniger wegen der Technik, als vielmehr wegen rechtlicher Bestimmungen – denn die müssen beim Arbeiten im Unternehmen wie im Büro zu Hause gleichermaßen eingehalten werden. Dazu zählen beispielsweise die Regelungen der Datenschutzgrundverordnung und des Arbeitsrechts.

Übrigens: Wenn das Homeoffice nicht als regulärer Arbeitsplatz vom Arbeitgeber vorgegeben wird, gilt das Arbeiten dort wie mobiles Arbeiten auf Reisen, in einem Café oder bei einem Kundeneinsatz. Dann müssen nicht dieselben Richtlinien beispielsweise für die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes eingehalten werden – auch wenn natürlich Arbeitsergonomie grundsätzlich sinnvoll ist.

Natürlich darf durchs Arbeiten zu Hause die IT-Sicherheit des Unternehmens nicht gefährdet werden. IT-Sicherheitsservices wie o2 Protect sorgen schon einmal für den grundlegenden Schutz von Computer, Tablet und Smartphone.

Zur technischen Grundausstattung des Homeoffice gehören heute

  • ein Computer mit
  • Internetzugang und
  • ein Smartphone

Der Internetanschluss braucht dabei nicht einmal ein besonders schneller zu sein. Ein typischer DSL-Anschluss, wie er in Deutschland üblich ist, reicht in den meisten Fällen. Je nach Mobilfunkvertrag und inkludiertem Datenvolumen kann der Internetzugang übers Smartphone reichen. Nur wer viel mit großen Dateien und Datenmengen wie beim Videostreaming arbeitet, sollte für ausreichend Bandbreite mit einem Anschluss für mindestens 50 Mbit pro Sekunde und unbegrenztem Datenvolumen sorgen.

Sinnvolle Ergänzungen kann

  • ein Headset

sein. Das macht nicht nur das Telefonieren per Smartphone entspannter. Oft lässt sich das Zubehör, das vielen Smartphones schon beim Kauf beiliegt, auch am Computer nutzen. Das ist meistens der Fall, wenn es den typischen Klinkenanschluss hat. Es lohnt auf jeden Fall zu prüfen, ob Headset und Computer zusammenpassen. Dann lassen sich Telefonate oder Besprechungen über den PC besser verständlich führen – für den Headset-Nutzer und auch für sein Gegenüber, weil hier Mikrofon und Ohrhörer genau für diesen Anwendungsfall entwickelt sind. Als Alternative bieten sich Headset mit USB-Stecker oder Bluetooth an, weil sie sich leicht an viele IT-Geräte anschließen lassen.

Office- und Messenger-Anwendungen

Die Software fürs Arbeiten im Homeoffice unterscheidet sich nicht von der im Unternehmen. Sinnvoll können aber hier insbesondere Funktionen für die Zusammenarbeit werden: Marktführer Microsoft bietet mit Office 365 sein bekanntes Programmpaket mit Onlinefunktionen an, die das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten erlauben. Ähnliche Funktionen ermöglicht das Angebot von Google Docs.
Große Bedeutung kommt beim verteilten Arbeiten Messenger-Software zu, über die meist nicht nur Textnachrichten verschickt, sondern auch Gespräche und ganze Konferenzen mit Bildschirmpräsentationen geführt werden können. Beispiele hierfür sind Skype von Microsoft, das allmählich von Microsoft Teams abgelöst wird, und Hangouts von Google, aber auch Webex von Cisco und Zoom vom Anbieter gleichen Namens sind hilfreiche Werkzeuge für die Zusammenarbeit.

Wer auch von Zuhause auf Software und Dokumente im Büro zugreifen will, sollte seine Datenverbindung ins Unternehmen als Virtual Private Network (VPN) schützen. Dabei wird per Internet eine verschlüsselte Verbindung aufgebaut und der Computer zu Hause kann Unternehmensressourcen nutzen, als käme er im Unternehmen zum Einsatz. o2 Business bietet mit o2 VPN Connect eine passende Lösung.

Noch eine Ergänzung zum Thema Sicherheit

Gerade wenn ganze Abteilungen, Niederlassungen oder Unternehmenszentralen geschlossen werden, weil alle im Homeoffice arbeiten und kaum mehr jemand im Büro der Firma anwesend ist, sollte das Thema Sicherheit auch dort vor Ort nicht vernachlässigt werden. Moderne Telekommunikation kann hier zuverlässig unterstützen: Sie sorgt dafür, dass Alarm- und Wachanlagen automatisch melden können, wenn sich im eigentlich leeren Büro Unerwartetes ereignet. Unternehmen wie Stadtritter und Bosch Sicherheitssysteme nutzen die IoT-Kompetenz von Telefónica und sichern die Kommunikation von Sicherheitsanlagen per Mobilfunk über die Global SIM Vivo o2 Movistar. Sie sorgt für Konnektivität am Einsatzort über jedes vorhandene Mobilfunknetz – damit Gebäude auch geschützt sind, wenn niemand dort ist.